INTEGRITETSPOLICY

Denna integritetspolicy beskriver hur Squinity AB (org.nr 559569-0735) behandlar personuppgifter i samband med tillhandahållandet och användningen av FastighetsOS. FastighetsOS är en digital plattform avsedd för bostadsrättsföreningar och andra juridiska personer. Policyn omfattar behandling av personuppgifter som rör administratörer, kontaktpersoner, boende, medlemmar samt andra slutanvändare vars uppgifter behandlas i tjänsten.

Integritetspolicyn är av informativ karaktär och syftar till att ge en övergripande och transparent beskrivning av hur personuppgifter behandlas. Policyn skapar inga avtalsrättigheter eller skyldigheter utöver vad som följer av gällande avtal och tillämplig lagstiftning. När Squinity AB behandlar personuppgifter för Kundens räkning regleras parternas rättigheter och skyldigheter uteslutande genom personuppgiftsbiträdesavtalet (PUB), vilket äger företräde vid eventuella motstridigheter.

Med Kund avses juridisk person som har ingått avtal med Squinity AB. Med Slutanvändare avses fysisk person som använder FastighetsOS genom Kundens konto.

Den bostadsrättsförening eller organisation som använder FastighetsOS är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas i tjänsten avseende boende, medlemmar och andra registrerade. Squinity AB agerar personuppgiftsbiträde när bolaget behandlar sådana personuppgifter för Kundens räkning och gör detta uteslutande i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet (PUB) och Kundens dokumenterade instruktioner. Instruktioner lämnas genom Kundens användning av FastighetsOS, inklusive dess funktioner, inställningar och behörighetsstruktur. Squinity AB behandlar inte dessa personuppgifter för egna ändamål och fastställer inte själv ändamål eller väsentliga medel för behandlingen.

För personuppgifter som avser administratörskonton, kontaktpersoner, autentisering, support, kommunikation och fakturering är Squinity AB personuppgiftsansvarig och fastställer själv ändamål och medel för behandlingen.

Parterna är inte gemensamt personuppgiftsansvariga. All behandling av personuppgifter som sker för Kundens räkning regleras uteslutande genom PUB.

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

Behandling av personuppgifter sker med stöd av avtal, rättslig förpliktelse, berättigat intresse eller samtycke, beroende på behandlingens art och sammanhang. När behandling grundas på samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke, utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett innan återkallelsen.

FastighetsOS behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för att tillhandahålla och administrera tjänsten på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Vilka personuppgifter som behandlas beror på hur Kunden väljer att använda FastighetsOS och vilka funktioner som aktiveras.

Behandlingen kan omfatta grundläggande identifierande uppgifter såsom namn, användar-ID och lägenhetsbeteckning, kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer samt uppgifter kopplade till användarkonton och behörigheter. Därutöver behandlas tekniska uppgifter, exempelvis IP-adress, loggar och sessionsdata, i syfte att säkerställa drift, säkerhet och felsökning.

Beroende på Kundens behov och ansvar enligt lag eller stadgar kan FastighetsOS även användas för att hantera medlems- eller boenderelaterad information. Eventuell behandling av personnummer sker endast om Kunden själv väljer att använda sådan funktionalitet och ansvarar då för att det finns giltig rättslig grund. Squinity AB behandlar i sådana fall personnummer uteslutande i egenskap av personuppgiftsbiträde och i enlighet med Kundens instruktioner.

Squinity AB fastställer inte ändamål eller väsentliga medel för Kundens behandling av personuppgifter som rör boende, medlemmar eller andra registrerade. Squinity AB behandlar sådana personuppgifter uteslutande för att tillhandahålla den tekniska plattformen FastighetsOS i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet och Kundens instruktioner.

Analys, felsökning, prestandamätning och statistik som Squinity AB utför sker antingen i bolagets egenskap av personuppgiftsansvarig för egna uppgifter eller, när behandlingen avser personuppgifter som behandlas för Kundens räkning, uteslutande enligt PUB. Detta innebär inte att Squinity AB övertar något personuppgiftsansvar för Kundens behandling. Parterna är inte gemensamt personuppgiftsansvariga.

FastighetsOS behandlar personuppgifter i samband med skapande, administration och användning av användarkonton. Tjänsten kan även tillhandahålla funktioner som gör det möjligt för boende eller medlemmar att skapa individuella konton. Föreningen eller organisationen ansvarar för att informera sina medlemmar och användare om personuppgiftsbehandlingen samt för att säkerställa att det finns giltig rättslig grund för sådan behandling.

Squinity AB delar inte personuppgifter med tredje part annat än när det är nödvändigt för att tillhandahålla FastighetsOS, uppfylla rättsliga förpliktelser eller i enlighet med Kundens instruktioner.

För att kunna erbjuda FastighetsOS på ett säkert, stabilt och effektivt sätt anlitar Squinity AB betrodda tredjepartsleverantörer för vissa tekniska funktioner. Dessa används bland annat för säker autentisering och åtkomstkontroll (WorkOS), drift och datalagring av tjänsten (Convex Inc), hosting och teknisk infrastruktur (Vercel), utskick av systemrelaterad e-post såsom inbjudningar och notifieringar (Resend) samt för analys och vidareutveckling av tjänsten (PostHog).

Samtliga leverantörer behandlar personuppgifter för Squinity AB:s räkning och omfattas av personuppgiftsbiträdesavtal eller motsvarande avtalsvillkor som säkerställer att personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Personuppgifter lagras som huvudregel inom EU/EES. Om begränsad teknisk åtkomst från tredje land förekommer sker detta endast när det är nödvändigt och med stöd av lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR.

Squinity AB strävar efter att all behandling av personuppgifter ska ske inom EU/EES. FastighetsOS använder leverantörer som tillhandahåller datacenter inom EU/EES, vilket innebär att personuppgifter som huvudregel lagras och behandlas inom detta område.

I vissa fall kan begränsad teknisk åtkomst till personuppgifter förekomma från tredje land, exempelvis i samband med drift, support eller underhåll. Sådan åtkomst sker endast när det är nödvändigt och alltid i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler samt kompletterande tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att säkerställa en hög skyddsnivå.

Squinity AB lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna behandlas och i enlighet med tillämplig lagstiftning. Lagringstiderna är anpassade för att balansera behovet av funktion, säkerhet och dokumentation med respekt för registrerades integritet.

Uppgifter kopplade till administratörskonton och kontaktpersoner lagras under avtalstiden och raderas eller anonymiseras senast tolv (12) månader efter att avtalet har upphört, om inte längre lagring krävs enligt lag. Tekniska loggar och säkerhetsrelaterade uppgifter lagras normalt i upp till tolv (12) månader, medan supportärenden och tillhörande kommunikation lagras i upp till tjugofyra (24) månader för kvalitets- och uppföljningsändamål.

Personuppgifter som behandlas för Kundens räkning hanteras, raderas eller återlämnas i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet och Kundens instruktioner

Squinity AB vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, ändring eller otillåten spridning. Åtkomst till personuppgifter är begränsad till behörig personal med behov av åtkomst för sina arbetsuppgifter.

FastighetsOS använder cookies och liknande tekniker för nödvändig funktionalitet samt för att förbättra användarupplevelsen. Ytterligare information om användning av cookies finns i Squinity AB:s cookiepolicy.

Registrerade personer har rätt att begära information om vilka personuppgifter som behandlas, begära rättelse eller radering, begära dataportabilitet samt invända mot eller begära begränsning av behandlingen i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. När behandling grundas på samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Förfrågningar ska i första hand riktas till den personuppgiftsansvariga föreningen eller organisationen. Squinity AB bistår den personuppgiftsansvariga i hanteringen av sådana begäranden i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet.

Registrerade personer har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om de anser att behandlingen av personuppgifter strider mot gällande dataskyddslagstiftning. IMY är tillsynsmyndighet i Sverige för frågor som rör dataskydd och personuppgiftsbehandling.

Squinity AB förbehåller sig rätten att uppdatera denna integritetspolicy. Vid väsentliga ändringar informeras användare via FastighetsOS eller via e-post.

Squinity AB har etablerat en tydlig kontaktfunktion för frågor som rör personuppgiftshantering, dataskydd och regelefterlevnad i samband med användning av FastighetsOS.

Kontaktfunktionen ansvarar för att samordna arbetet med dataskydd, besvara frågor från kunder och registrerade samt fungera som kontaktpunkt gentemot tillsynsmyndigheter vid behov.

Kontakt för dataskyddsfrågor:
E-post: dataskydd@fastighetsos.se

Vid frågor om denna integritetspolicy eller Squinity AB:s behandling av personuppgifter kan kontakt tas via dataskydd@fastighetsos.se.